1.2 - Atividades Administrativas

                                                   Arquivo



Público ou Privado...
O móvel, o espaço e a reunião de documentos

Finalidade - Servir (fornecer ou recuperar informações)

Função - Organizar / Garantir fluxo (ordem Alfabético, numérico, ...)

Arquivos podem ser: Especiais ou especializados

Tipos de Arquivo: Corrente, intermediário, permanente (morto)



Espera-se do Arquivador
Atenção a detalhes                             Capacidade de concentração
Capacidade de organização                 Habilidade de relacionamento com público
Perseverança                                       Responsabilidade

                                            Almoxarifado


Controle e criação de estoque, Almoxarifado (do grego = depositar) – guardar e conservar materiais

Objetivos (guarda adequada):
- Quantidade devida                             - Local correto
- Evitar perdas                                     - Agilidade e Rapidez



Eficiência do Almoxarifado
- Redução de distancias                       - Capacidade média de armazenagem
- Capacidade volumétrica

Funcionamento
- Recebe/Guarda                                  - Entrega
- Atualiza

Recebimento
- Entrada                                            - Conferencia de Quantidade
- Conferencia de Qualidade                  - Regularização

Armazenagem
- Ventilação                                         - Identificação
- Localização                                       - Informação x Controle
- Verificação Periódica                         - Separação e distribuição


Obs. Em todas as etapas de entrada, saída, movimentações e controle utilizamos guias ou documentos específicos onde colhemos ou transmitimos informações

Perfil do profissional envolvido no Almoxarifado
- Atenção a detalhes                            - Honestidade                        - Lealdade                   
- Confiança                                          - Disciplina                            - Capa. Organização
- Cap. Concentração




                                  Auxiliar de Escritório



Trabalha em atividades rotineiras e no controle das áreas administrativo/financeiro 

Áreas e atividades de atuação (Auxilia nas áreas)
Logística                                                         Organização de arquivos,
Controle e recebimentos mercadorias               Remessas de correspondências e documentos,
Redigem cartas,                                              Gerencia informações,
Cuida das contas a pagar e receber,



Principais atividades
Receber e distribuí corresp. e doc.                   Controlar as contas a pagar e receber
Controlar os recebimentos da empresa             Emitir notas fiscais
Preparar e encaminhar documentos                 Tirar cópias
Coord. trabalho de logística da empresa           Enviar documentos para o dep. contábil e fiscal
Atender telefonemas                                       Esclarecer dúvidas sobre o financeiro
Elaborar e apresentar relatório financeiro          Coordenar o departamento de compras
Manter organizados arquivos e cadastros         Muitas vezes, controlar o departamento pessoal

Atendente
È um relações públicas                                   
Deve ter asseio
Paciência e dedicação

Funções do Atendente
É sempre a pessoa que mais contato tem com o consumidor.
Controla a entrada e saída de produtos, confere, repõem  e arrumar mercadorias, estes princípios básicos fazem parte do dia-a-dia do atendente e ajudam, em muito, a organização da empresa.






                                                  Continuo




Trabalha em escritórios exercendo variadas tarefas como:

O transporte de Correspondências, Documentos, 0bjetos e Valores Monetários,
Efetua serviços Bancários, Correio, entre outro externos.

Auxilia os diversos setores da empresa operando:
- Foto copiadora (tirando cópias),                    - Fax (transmitindo documentos),
- Telefone (atendimento)                                 - E-mail (transmitindo mensagens).

Estas atividades são e podem ser desenvolvidas dentro e fora da empresa

A função costuma ser exercida por jovens, com nível de instrução incompleto ou por terminar. Há diversos casos de profissionais bem-sucedidos que iniciaram suas carreiras como contínuos, galgando promoções até se tornarem alto-executivos ou mesmo donos de grandes empresas.






                             Características Desejáveis


- Atenção a detalhes                             - Capacidade de concentração
- Capacidade de lidar com o público       - Capacidade de organização
- Metodologia                                       - Dinamismo
- Determinação                                     - Conhecimento de assuntos gerais
- Saber trabalhar sob pressão                - Saber administrar bem o tempo
- Saber lidar com números                     - Boa comunicação
- Boa memória                                      - Bom humor
- Paciência                                           - Confiabilidade
- Responsabilidade                               - Pró-atividade